Организация конференции с помощью web-клиента 3CX Phone

Перед проведением и планированием аудиоконференций необходимо сделать ряд настроек на самой АТС 3CX. В этой статье читайте о базовых, глобальных настройках аудио конференций.

Для начала или планирования аудиоконференции выберете раздел Запланировать конференцию.

В окне планирования конференций выберете аудиоконференцию и параметр времени: прямо сейчас или в указанное время. Обязательно задайте поле Тема, по желанию – Дополнительная информация. Эти два поля используются в письмах, которые 3СХ рассылает всем участника конференции с приглашением и с напоминанием о ней.

Опция “Уведомление о входе участника” появляется, если вы планируете конференцию на будущее. Если же у вас выбрано начать конференцию сейчас, то опция не отображается и неявно находится в невыбранном состоянии. Она отвечает за механизм подключения участников к конференции.

КАК РАБОТАЕТ ОПЦИЯ. Если она не выбрана, то участник, присоединившийся к конференции сразу оказывается в общем диалоге. Он должен сам поприветствовать других участников и заявить о себе, иначе никто не будет знать о новом присоединившемся участнике.

Если опция выбрана, каждому присоединившемуся участнику, прежде чем он окажется в общем диалоге, нужно подтвердить свое участие: звездочка – согласен, решетка – отказ. Нажать на нужную клавишу можно сразу, не дожидаясь, пока вас проинформируют о всех участниках и попросят определиться с выбором. В случае согласия (звездочка) вам предложат после звукового сигнала произнести свое имя. После произнесения имени и его подтверждения (нажатие на любую клавишу номеронабирателя), АТС сама сообщит остальным участникам о присоединении нового абонента и произнесет его имя. Только после этой процедуры новый участник окажется в диалоге с остальными.

Далее в веб-клиенте нужно задать участников конференции. Для этого вначале выберете опцию Календарь. Обычно пользуются вариантом “3CX (direct eMail)”. В этом случае участники конференции выбираются из базы абонентов 3CX, либо вручную вводятся телефоны или e-mail адреса участников. Если вы выберете другое значение опции Календарь, то для выбора участников вам будет предложен соответствующий внешний инструмент (например, Google-календарь), при этом будет невозможен обзвон участников, т.к. все внешние инструменты позволяют подключать участников только через отправку пригласительных писем на e-mail.

Если опцию Календарь вы выбрали “3CX (direct eMail)”, у вас есть три способа задать участников конференции.

Способ 1. Участников можно выбрать из базы 3СХ (личная и корпоративная адресная книга, внутренние номера вашей АТС, внутренние номера удаленных АТС, что соединены с вашей мостом). Воспользуйтесь быстрым фильтром – начните набирать любую информацию о контакте, известную 3CX, и клиент отобразит всех, кто удовлетворяет вашему набору. Дважды кликните по нужному контакту – он добавится в список участников.

Способ 2. В поле быстрого фильтра введите номер телефона или e-mail, а затем справа нажмите на + или на клавиатуре Enter. Введенный контакт добавится в список участников.

Способ 3. Загрузите заранее подготовленный список участников, нажав голубое подчеркнутое слово "импортировать". Список должен быть в формате csv и содержать строки в формате:

<Имя>,<e-mail>

Например:

Dmitry Pakhomov,delovoy@razgovor.biz
Irina Pakhomova,ip@razgovor.biz

Не используйте кириллицу в именах, иначе они не будут корректно отображаться.

После того, как вы создали список участников, нажмите на кнопку “Создать конференцию”. Конференция начнется в зависимостить от заданного выше параметра Время.

В запланированной конференции есть опция “Продолжительность”. Она практически ни на что не влияет. Когда на e-mail участников приходит письмо с приглашением к конференции, оно содержит файл календаря для Outlook. В этом файле содержится событие конференции, которое автоматически добавляется в план ваших дел, если вы пользуетесь Outlook. Это событие имеет длительность, которая была задана в опции “Продолжительность”. Таким образом, опция имеет информативный характер, и вам потом никто не помешает выйти за рамки запланированного времени. Правда, у опции есть одно практическое применение, но оно важной роли не играет. Об этом будет сказано ниже, в описании как управлять активной конференцией.

Обращаем внимание, если вы начинаете конференцию сразу (опция Время задана в “Сейчас”), то опцию “Продолжительность” самому задать нельзя, но она неявно присутствует, а ее значение определяет система в виде 30 минут.

После того, как вы создали аудиоконференцию (не важно это запланированная конференция или запущенная сразу), на e-mail участников придут письма с приглашением к конференции, где будет указано: тема, краткая информация о конференции (если она задана), время и дата начала конференции, ее ID, добавочный номер сервиса конференций. Зная эти данные, участник может сам подключиться к конференции, позвонив на добавочный конференции и введя ID конференции. Внутренние абоненты могут сразу сделать следующий набор со своего телефона:

<добавочный номер сервиса конференций>*<ID-конференции>

и сразу же подключиться к нужной конференции. Обращаем внимание, что зная время начала конференции и ее ID, к аудиоконференции может подключаться любой абонент, даже которого вы не включили явно в список участников.

За час до начала конференции 3CX еще раз всем разошлет напоминания о запланированном мероприятии.

В момент начала конференции 3CX позвонит на добавочный номер инициатора конференции (он всегда в обязательном порядке является одним из участников). Дальнейшие действия зависят от опции Обзванивать участников перед началом конференции, которая задается в веб-панели администрирования АТС в разделе Параметры, плитка Конференции, вкладка Аудиоконференции.

Если опция не выбрана, то инициатору аудиоконференции нужно ждать, пока остальные участники сами позвонят на добавочный номер сервиса конференции и присоединятся к его аудиоконференции. В этом случае при создании конференции всегда добавляйте участников с e-mail адресом, т.к. добавление участника только с номером телефона ни к чему не приведет.

Если опция выбрана, то 3CX сама обзвонит участников, у которых известен номер телефона, и подключит их к конференции. Участники, у которых известен только e-mail, должны сами позвонить на добавочный сервиса конференций и присоединится к общему диалогу.

Обращаем внимание, что разные способы добавления участников (выше были описаны 3 способа) по-разному задают информацию об участнике. Так, способ 1 может добавить участника, данные о котором содержат и номер телефона, и e-mail, т.к. в этом случае информация берется из базы контактов и абонентов 3CX, а там может быть задана полная информация.

Способ 2 может добавить либо номер участника, либо его e-mail. Поэтому, если вы хотите, чтоб участнику пришло и пригласительное письмо, и АТС сама позвонила ему, добавьте такого участника за два действия. Вначале добавьте его телефон, а затем добавьте его e-mail (действие можно проделать и в обратном порядке).

Если среди участников конференции есть внешние абоненты, и включена опция обзвона участников, то необходимо исходящее правило(а), которое(ые) обеспечит(ат) набор внешних номеров. Набор внешних номеров участников происходит от имени добавочного номера сервиса конференций, поэтому соотв. исходящие правила в опции Вызовы с добавочных номеров должны содержать добавочный номер сервиса конференций. Не обязательно для конференций создавать отдельное правило(а). У вас уже могут быть правила, которые обеспечивают наборы внешних номеров. Просто в таких правилах в опции Вызовы с добавочных номеров добавьте добавочный сервиса конференций. Как создавать и настраивать исходящие правила, читайте здесь.
 
УПРАВЛЕНИЕ АКТИВНОЙ КОНФЕРЕНЦИЕЙ

Когда аудиоконференция начата, ее организатор может управлять участниками.

Организатор может отключать микрофон каждого участника, а также прекращать связь с ним. Для этого служат соотв. пиктограммы справа от имени участника.

Если с участником была прекращена связь (ее мог прекратить как администратор, так и сам абонент мог положить трубку), то такой участник не исчезает из списка. Справа от его имени появляется зеленая трубка, нажав на которую, организатор осуществит повторный вызов на выбывшего из диалога участника.

Обращаем внимание, в случае, когда все участники вышли из диалога, в том числе и организатор, конференция будет оставаться активной (т.е. ее можно продолжить, инициировав повторные вызовы на участников) до тех пор, пока не закончится запланированное на конференцию время (опция “Продолжительность” в окне планирования конференции). В описанной ситуации, т.е. когда все вышли из диалога, для завершения конференции ее организатор должен нажать на кнопку с мусорной корзиной в самом верху окна (см. скриншот ниже). Либо должно закончиться время, отведенное на конференцию. При этом в ситуации, когда отведенное на конференцию время закончилось, а участники продолжают общаться, конференция прервана не будет.

Организатор конференции может ее завершить в любой момент, даже если все участники находятся в диалоге. Для этого организатор в начале должен завершить свою свзяь с конференцией (положить трубку), а уже потом нажать на кнопку с мусорной корзиной в самом верху окна. Завершение конференции, когда сам организатор в диалоге с остальными участниками, невозможно. Хотим заметить, если вы пользуетесь десктопным приложением 3CX Phone, то в нем возможно прекращение конференции одной кнопкой, даже если сам организатор находится в общем диалоге.

К уже идущей конференции можно добавлять новых участников. Для этого в поле Добавить участника нужно выбрать нового абонента. Добавление новых участников полностью аналогично добавлению участников при планировании конференции, что было описано выше (способ 1 и способ 2). После добавления одного участника 3CX сразу начинает звонить ему, и как он ответит, подключает его к конференции.

Хотим заметить, что при добавлении участников во время прохождения конференции не стоит добавлять тех лиц, у которых известен только e-mail, т.к. в этом случае 3СХ просто отправит им по почте приглашение к конференции, и вам придется ждать, пока они сами позвонят (если позвонят). Обычно во время прохождения конференции добавляют новых участников с номером телефона. 3CX, помимо отправки пригласительных писем, всегда звонит таким участникам, даже если в глобальных параметрах конференции отключена опция Обзванивать участников перед началом конференции. Таким образом, опция влияет только на обзвон участников во время начала конференции, а когда она уже идет опция не используется.

Во время прохождения конференции вы можете в web-клиенте перемещаться в другие разделы клиента, например, открывать раздел с чатами, переходить в историю вызовов и т.д. Если вам нужно вернуться в управление конференцией, в левом столбце выберете “Запланировать конференцию”, а затем справа выберете текущую конференцию.

Иногда корпоративные стандарты требуют, чтоб живой человек позвонил участнику конференции, узнал у него готовность присоединиться и подключил его к общему диалогу. В этом случае специальный сотрудник (не обязательно организатор конференции) обзванивает всех участников и подключает их. Как это делается, читайте в этой статье.


* Если мы не смогли полно ответить на ваш вопрос, или вы искали другую информацию, которой нет в нашей базе знаний, обращайтесь в нашу компанию по телефону или по e-mail. Обращаем внимание: для всех новых клиентов, которые находятся на стадии изучения 3CX и определяются с покупкой, мы предлагаем полностью бесплатную поддержку, а для коммерческих инсталляций действует лояльная ценовая политика. Более подробно читайте по ссылке.